Friday, November 13, 2009

Microsoft SharePoint 2007 – Guida introduttiva

Introduzione
Caratteristiche
Document library
List
Struttura collaborativa
Ricerca delle informazioni
Confronto delle versioni
Differenze tra WSS e MOSS
Conclusioni

 Introduzione
Non è facile per un prodotto attrarre così tanta attenzione come Microsoft Sharepoint 2007 ha fatto negli ultimi anni.
E' facile ipotizzare le motivazioni alla base di tanto successo: economico, facile da usare, scalabile, flessibile, ottima gestione della documentazione e dei gruppi di lavoro e perfetta integrazione con Microsoft Office.

 Caratteristiche
Nel momento in cui un'azienda decide di adottare le tecnologie di SharePoint all'interno della propria infrastruttura, lo fa perchè trova una risposta alle sue necessità:
    * Una gestione della documentazione migliore:
          o Versioning dei documenti
          o Check-out e check-in dei documenti
          o Inserimento di metadati
          o Controllo sull'accesso dei documenti
    * Maggior collaborazione tra gli utenti (i quali dovranno sottoporsi ad una curva di
       apprendimento minima):
          o Spazi per la gestione della documentazione in comune e dei meeting
          o Liste di discussione
          o Integrazione con Microsoft Office Communicator
          o Integrazione con Office
    * Ricerca delle informazioni centralizzata

 Document library
Una delle caratteristiche principali di SharePoint 2007 è la Document Library.
E' importante che gli amministratori e gli architetti, dell'applicazione in via di progettazione, spendano un numero di tempo sufficente nel design delle Document Library in modo da rispondere alle necessità degli utenti.
La Document Library è uno strumento molto potente tramite il quale possiamo dare agli utenti i permessi di gestione del documento, visualizzazione, modifica, invio del documento, etc.
Un utente con privilegi di amministratore avrà a disposizione tutti gli strumenti di cui sopra più altri come la possibilità di creare altre Views in modo da poter visualizzare i dati nella Document Library in maniera differenza a seconda dell'utilizzo; potrà gestire l'accesso alla Document Library da parte di alcuni utenti o gruppi, controllo della storia del documento, inserire un Workflows, etc

 List
E' difficile dare una definizione su cos'è una List.
Microsoft SharePoint 2007 mette a disposizione un elenco di liste standard:
    * Announcements
    * Contacts
    * Discussion Board
    * Links
    * Calendar
    * Tasks
    * Project Tasks
    * Issue Tracking
    * Survery
    * Custom List
    * Custom List in Datasheet View
    * KPI List
    * Languages and Translators
    * Import Spreadsheet
Ognuna di queste liste è stata creata per svolgere un compito ben definito. Tutte queste condividono una struttura basilare che è composta da righe e colonne, simile a un foglio di calcolo.

 Struttura collaborativa
I sites sono i blocchi alla base di SharePoint 2007.
Una volta creata una web application è possibile estenderla e creare una collezione di siti.
Una site collection può crescere, virtualmente, sino a contenere centinaia o migliaia di subsites e sub subsites e risalire tutte a un site.
Per la gestione di questi blocchi, SharePoint 2007 mette a disposizione il Central Administrator, nel quali si possono trovare svariati tool come Excel Services e il Search.
Il concetto di Pages (pagine aspx )è una novità di SharePoint 2007.
Le Pages possono essere copiate e usate tra i vari siti, le Pages hanno varie proprietà, come l'edit, le permissions e il versioning.
Di default una pagina prima della pubblicazione ha bisogno d'esser approvata.
I Workflows sono adesso disponibili per la gestione di liste e librerie.
L'interfaccia di creazione di un Workflows è abbastanza intuitiva e, anche se con poca esperienza, è possibile creare dei Workflows.
SharePoint 2007 mette a disposizione alcuni Workflows già pronti per i casi più comuni: Approval, Collect Feedback, Collect Signatures e Disposition Approval.
Un'altra capacità molto apprezzata che mette a disposizione SharePoint 2007 è la possibilità di accettare le e-mail spedite in un indirizzo di default e pubblicarle direttamente all'interno di una document library per semplificare la ricerca e l'accesso agli allegati.
In alternativa le mail possono essere salvate all'interno di una Discussion Groups o un'altra lista di SharePoint.
SharePoint 2007 offre anche la possibilità di registrare cosa accade in contenuti ritenuti importanti dall'amministratore.
Gli eventi monitorabili sono:
  • Apertura o download di un documento
  • Visualizzazione di una lista di items o delle proprietà di un item
  • Modifica di un item
  • Check-out e/o check-in di items
  • Copia o spostamento di items
  • Cancellazione di items
  • Modifica content types e colonne
  • Ricerca dei contenuti del sito
  • Modifica utenti e permessi

SharePoint 2007 da anche la possibilità di registrare tutte le azioni intraprese da un utente in particolare.

 Ricerca delle informazioni
Windows SharePoint Services 3.0 offre delle ottime funzionalità di ricerca le quali sono comunque limitate al sito corrente e alcuni sotto siti. Le ricerca non vengono effettuate fuori dal Windows SharePoint Services anche se gli altri siti sono compatibili.
SharePoint 2007 estende questa funzionalità, permettendogli di ricercare in contenuti salvati in altri SharePoint servers, websites, file condivisi, cartelle pubbliche di Exchange e business data stored nel Business Data Catalog.

 Confronto delle versioni
Ecco un elenco delle versioni disponibili di SharePoint
  • Windows SharePoint Services 3.0: E' una versione free la quale può essere scaricata dal sito Microsoft e installata su una macchina Windows 2003 senza altre licenze.
    WSS 3 può gestire la documentazione, la collaborazione e ha delle minime capacità di search.
  • Microsoft Office SharePoint Server 2007 (Standard CALs): MOSS 2007 prevede due tipi di licenza di tipo CALs: Standard e enterprise.
    Il cuore delle funzionalità del WSS è presente in entrambe le versione, con la possibilità di archiviare sino a 500.000 documenti.
  • Microsoft Office SharePoint Server 2007 (Enterprise CALs): Rispetto alla Standard, ha la possibilità di usare la Business Data Catalog.
  • Microsoft Office SharePoint Server for Search 2007 (Standard Edition): Questa versione è stata creata per quelle realtà che hanno bisongo di capacità di ricerca ma che non hanno bisogno di tutte le altre caratteristiche del MOSS 2007 (gestione della documentazione e collaborazione fra utenti).
  • Microsoft Office SharePoint Server for Search 2007 (Enterprise Edition): Aggiunge capacità di ricerca e permette opzioni di scaling dell'applicazione.

 Differenze tra WSS e MOSS
L'uso di WSS 3 soddisfa, nella maggior parte dei casi, un largo numero di progetti, eccone le caratteristiche:
  • Capacità di gestione di oltre 500.000 documenti
  • Gestione dei contenuti delle E-Mail
  • Capacità base di search
  • Alerting
  • RSS feed
  • Wiki
  • Blog
  • Supporto per mobile
  • Integrazione con Office 2003/2007
  • Pubblicazione di folder per Exchange

MOSS 2007 aggiunge le seguenti caratteristiche:
  • Capacità di gestione dei documenti illimitata
  • Personal Site
  • Aggiunta di Web Part
  • Aumento delle capacità di search in tutti i file condivisi, web sites, database Lotus Notes e altre sorgenti di terze parti
  • Ricerca degli utenti
  • Supporto workflow
  • Supporto dell'autenticazione degli utenti tramite l'ASP.NET autentication o form
  • Supporto Single sign-on
  • Content syndication
  • Site directory
  • Audiences
  • Enterprise content search capabilities
  • Pertinenza delle ricerche
  • Indexing controls
  • Security-trimmed search results
  • Site templates
  • Supporto IRM
  • Master page e layout delle pagine
  • Web content editor
  • Navigation controls

Con l'aggiunta della versione Enterprise CAL avremo in più:
  • Excel services
  • Business intelligence features
  • Business process and business forms support
  • Business data search

 Conclusioni
Questa vuole essere una semplice overview delle caratteristiche di Microsoft SharePoint 2007, più avanti vedremo nel dettaglio ogni singolo elemento ed eventuali differenze con Microsoft SharePoint 2010.

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